Son yıllarda yaşadığımız afet ve acil durumlar sonucu yaşanan maddi ve manevi kayıplar artık her kurum ve kuruluşun iyi kurgulanmış bir plana sahip olması gerçeğini kabul ettirmiştir.
İşler bir afet ve acil durum planı oluşturmak için öncelikle bu planının daha fazla insan tarafından benimsenmesi, harcanan zamanın ve verimliliğin arttırılması, konulara geniş perspektifle bakılması, sahiplenilmesi ve dolayısıyla katılımcılığı maksimum seviyede tutması açısından işletmenizde planlama ekibinin oluşturulması son derece önemlidir.
Bununla beraber tüm yönetim sistemlerinde olduğu gibi afet ve acil durum planlamasında da üst yönetimin bu çalışmaya inanması gerekir. Üst yönetim konuya inanmaz ve stratejik seviyede politika oluşturup çalışmaları desteklemezse, oluşturulacak plan, inançtan, kaynaktan yoksun olacak ve en önemlisi uygulayıcılar tarafından da önemsenmeyen bir plan haline gelecektir. Bu noktada üst yönetimin, planlama grubunu yönlendirmesi, bu gruba planın hazırlanması aşamasında gerekli tüm adımları atma yetkisini vermesi faydalı olacaktır. Üst yönetim, işletmenin afet ve acil durum hazırlıkları ile ilgili taahhüdünü ve desteğini göstermek amacı ile bir iş planı duyurusunu yapması da uygun olacaktır.
Planlamaya başlamadan önce, işletmenin sahip olduğu, afet ve acil durum esnasında ve sonrasında kullanılabilecek iç ve dış kaynakların (personel, ekipman, sosyal ve yönetsel tesisler, anlaşma yapılacak kurum ve kuruluşlar) tespit edilmesi, yaşanabilecek bir afet ve acil durum da mevcut durumu ortaya koyması ve doğru bir planlamanın yapılabilmesi için fayda sağlayacaktır.
Planlama çalışmalarının ilk aşamalarında işletme genelindeki olası tehlikeleri ve bu tehlikelere maruz kalabilecek mekânlar ve tahmini insan sayısı ile birlikte bu tehlikelere karşı varsa mevcut hazırlıklar ve eksikler tespit edilir. Bu kapsamda işletmenin sahip olduğu güvenlik programı ve güvenlik analizleri, zemin ve yapı risk analizleri için yardım alınacak kaynaklar değerlendirilir. Ayrıca komşu işletmelerin riskleri de dahil olmak üzere çevresel riskler de değerlendirmede göz önünde bulundurulur.
Tehlike ve riskler belirlendikten sonra acil durum yönetimi kapsamında planın ana çatısını oluşturacak, yönetim ve kontrol, iletişimin sağlanması, can ve mal güvenliğinin sağlanması, çevre sakinleri ve yerel kuruluşlarla yardımlaşma, eski hale getirme çalışmaları, idari düzenlemeler ve lojistik gibi temel faaliyetler planda detaylı bir şekilde yer alır.
Bu noktada, kriz anında olaya müdahale edecek grupların sayısı ve çeşidi işletmenin büyüklüğüne göre değişiklik gösterir. Acil durum ve kriz yönetimi için acil durum yönetimi, emniyet/güvenlik ekibi, yangın müdahale/itfaiye ekibi, sosyal yardım ekibi, ilkyardım ekibi, arama kurtarma ekibi, haberleşme ekibi, teknik bakım onarım ekibi gibi birimler oluşturulması faydalı olacaktır.
Birimlerin, ekiplerin görev tanımları ve sorumlu kişiler belirlenmesi; özellikle ilk yardım, yangına müdahale ve mühendislik işlerine ilişkin prosedürlerin hazırlanması, her bir acil durum için araç-gereç ihtiyacının belirlenmesi, işleyen bir yönetim ve kontrol sisteminin oluşturulması açısından titizlikle ele alınacak konulardır.
Kriz anında haberleşmenin ve sürekliliğinin nasıl sağlanacağı, krizle ilgili uyarının yapılması, çalışanların ailelerinin ve izinli personelin durumdan haberdar edilmesi, dışarıdan müdahale edeceklerin bilgilendirilmesi, özürlü personelin uyarılması gibi detaylar önceden dikkate alınmalı ve bu durumda yapılacaklar planda yer verilmelidir.
Can güvenliğinin sağlanması hususunda, hangi koşullarda çalışanların tahliyesinin gerektiği, tahliye emrini vermeye yetkili kişi ve tahliyeden sorumlu personel belirlenir. Ayrıca birinci ve ikinci derecede öncelikli çıkış yolları belirlenir ve bu yollar işaretler ve levhalarla kolay fark edilebilir hale getirilir. Bu yollarda, elektrik kesilmesi ihtimaline karşı, yardımcı güç kaynağını kullanan bir ışıklandırma sistemi de yer alır.
Tahliye edilen personel sayısını alabilecek büyüklükte toplanma alanları belirlenir. Acil duruma neden olan olayın büyümesi veya genişlemesi halinde personelin bir bölümünün başka alanlara veya evlerine gönderilmesi için ulaşım imkânları planlanır.
Personele tahliye, toplanma alanları ve barınaklar hakkında zaman zaman bilgi ve eğitim verilmesiyle davranış değişikliğinin daha çabuk gözlenmesi sağlanır. Stratejik noktalara tahliye planları asılır. Acil durumda, tahliye halinde kullanılacak yeni araç gereç, malzeme tanıtılır. Personel dışında müşteriler, taşeronlar, ziyaretçiler de bilgilendirilir.
İşletmede kullanılan muhasebe ve sigorta kayıtları, mühendislik plan ve projeleri, personel, müşteri ve taşeronlara ait kayıtlar (veri tabanı), teknolojik sırlar, personel dosyaları vb. evraklar olası bir deprem veya diğer afet durumlarında en az zarar görecek şekilde konumlandırılır.
Ayrıca işletmeler alınacak önlemlerle ilgili olarak, bulunduğu yöredeki merkezi ve yerel yönetim kuruluşları ile toplantılar yapmalı, ne tür hazırlıklar yapıldığını öğrenmeli, planla ilgili görüş alınmalı ve acil durum halinde ne tip yardımlar yapılabileceği hakkında bilgi alınır.
Sonuç olarak yukarıda ana konu başlıkları ile özetlemeye çalıştığımız Afet ve Acil durum planlamasında en önemli husus herhangi bir afet veya acil durum olsun olmasın bu plan uygulanmasıdır. Planı uygulamak için herhangi bir afet veya acil durum olmasını beklemek gerekmez. Plandaki görevler ve görevlendirmeye uygun olarak personel periyodik bir şekilde eğitilmeli, planın parçaları ayrı ayrı tatbikatlar ile de test edilip değerlendirilerek geliştirilmelidir. Afetin zararlarını azaltmak ve ona daha iyi hazırlanabilmek için gerekli olan her şey yapılmalıdır.
İsmail Ozan Çılgın